Document ManagementLa razionalizzazione dei processi di archiviazione e di consultazione dei documenti: per un vantaggio competitivo rappresentato dalla possibilità di disporre facilmente di tutti i dati aziendali. K-Files Nasce dall'esperienza ventennale nelle problematiche dei processi aziendali e dell'archiviazione documentale che ha portato alla realizzazione di una soluzione di document management integrata con i flussi aziendali, razionalizzando il modo di lavorare in azienda. Una delle caratteristiche salienti di K-Files è infatti la forte integrazione con i sistemi ERP.
La suite K-Files permette di gestire tutto il ciclo di acquisizione, archiviazione e consultazione dei documenti, nonché il loro iter mediante appositi strumenti (Workflow), il riconoscimento e la classificazione dei contenuti. Tutte queste funzionalità sono gestibili attraverso internet.
Architettura e funzionalità
L'architettura del prodotto fa sì che tutti i documenti vengano memorizzati in una struttura centralizzata, resi disponibili a più stazioni di lavoro e visualizzati tramite un qualsiasi browser o modificati solo dagli utenti autorizzati: l'amministratore del sistema ha la gestione delle autorizzazioni e degli strumenti per il dimensionamento e la personalizzazione dell'archivio.
La struttura del software permette inoltre l'archiviazione dei documenti stampati all'interno dell'azienda provenienti da sistemi ERP nazionali e internazionali, evitando la scansione dei documenti cartacei e riducendo drasticamente i tempi e le incombenze del personale
La catalogazione dei documenti è organizzata per classi: tutti i documenti dello stesso tipo vengono inseriti in un unico contenitore; a questa classe sono associate delle chiavi di ricerca che identificano in maniera univoca ogni documento inserito. Inoltre, i documenti possono essere legati fra di loro in maniera trasversale (legami bidirezionali) oppure essere correlati verticalmente (dossier).
Conservazione Sostitutiva
Il modulo (opzionale) consente di portare in conservazione a norma di legge (in modalità On-site o ASP), i documenti presenti nel sistema K-Files.
L’applicativo infatti permette di eseguire tutti gli adempimenti tecnici e giuridici previsti dalle normative vigenti in merito ed in particolare la delibera AIPA 42 del 13/12/2001, Decreto del Ministero dell’Economia e Finanze del 23/1/2004 e delibera CNIPA 11 del 19/2/2004. Le normative citate sono naturale conseguenza ed approfondimento del testo unico 445/2000 ed infine vedono il compendio nel nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale del 2005. Le attività di conversazione vengono effettuate secondo due modalità: - On-site: le attività vengono tutte eseguite presso il Cliente;
- Servizio ASP: le operazioni sono delegate al partner e la responsabilità della conservazione è in capo al fornitore del servizio.
K-Workflow
Mediante il modulo (opzionale) K-Workflow viene automatizzato una parte o l’intero processo aziendale. K-Workflow definisce e gestisce i flussi di lavoro, interpretando la definizione dei processi e interagendo con i partecipanti, mettendogli a disposizione le applicazioni software appropriate ed integrandosi con i sistemi informativi e documentali aziendali. K-Workflow permette di ricostruire l’intero iter che ha determinato una decisione: chi ha partecipato, le attività espletate, quando e come sono state espletate le azioni. K-Workflow permette di analizzare ogni singolo processo al fine di verificare ed ottimizzare i modelli adottati. Per poter visionare una demo K-Files occorre inviare una mail al seguente indirizzo, con oggetto "Richiesta account accesso demo online":
kfccare@kelyansmc.it
La demo è accessibile a questo link. | 
